Medewerker Servicedesk & Administratie

Voor Flexim Netherlands kijken wij per direct uit naar een fulltime:

Medewerker Servicedesk en Administratieve Ondersteuning

Omschrijving werkzaamheden:
Als Medewerker Servicedesk en Administratieve Ondersteuning werk je 2-3 dagen per week vanuit het kantoor in Utrecht en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse verwerking van alle binnenkomende meldingen via mail, telefoon en het FMIS-systeem van Axxerion (digitaal portaal voor meldingen). Je verwerkt al de binnengekomen meldingen in het FMIS-systeem om vervolgens de leveranciers aan te sturen op basis van de gemaakte contract afspraken. Daarnaast ondersteun je het Technische Team met administratieve werkzaamheden. Ook werk je 1 á 2 dagen op locatie bij de klant in de regio waar jouw klanten gevestigd zijn. En kun je een dag per week vanuit huis werken.
Als Medewerker Servicedesk / Administratieve Ondersteuning ben je de spin in het web binnen de organisatie. Je bent in staat om storingen en klachten te monitoren, om indien nodig tijdig op te kunnen schakelen richting de Assistent of Technisch Manager. Tevens ben je bereid om verschillende administratieve taken op te pakken. Al met al ben je in staat om meerdere taken gelijktijdig op te pakken en deze tot een goed einde te brengen. Je borgt het ontvangen van een tijdige terugkoppeling vanuit de leverancier richting de klant.
Je bent in staat binnenkomende facturen te controleren op doorlooptijd, gemaakte SLA afspraken en correctheid van gefactureerde manuren + materiaal. Ook ben je in staat om leveranciers te beoordelen op hun prestaties op het gebied van eerstelijns storingen en facturatie.
Je speelt een belangrijke rol in de pro activiteit van de Servicedesk. Daarnaast help je mee om de Servicedesk en de administratieve rol verder te professionaliseren door op een duidelijke wijze te communiceren met de diverse contractpartijen en continu kansen te zoeken om de werkzaamheden efficiënter in te richten.

Verantwoordelijkheden/bevoegdheden:
• Beantwoorden van alle binnenkomende telefonie voor Flexim Netherlands om vervolgens door te schakelen naar de juiste persoon binnen de organisatie.
• Het verwelkomen van bezoekers.
• Dagelijks ophalen en verdelen van de binnengekomen post.
• Het monitoren van de status van alle meldingen (soft- & hardservices) in Axxerion en daar waar nodig op te schalen naar Assistent of Technisch Manager;
• Verantwoordelijk voor het afhandelen van eerstelijnsmeldingen;
• Opstellen van werkorders, aansturen van leveranciers en monitoren van voortgang;
• Het aanmaken van nieuwe klanten, locaties, leveranciers en accounts in Axxerion/Building Documents Register (BDR);
• Het up-to-date houden van het BDR en waar nodig leveranciers aan te sporen om benodigde documentatie aan te leveren t.b.v. de onderhoudsplanning;
• Factuur controle van leveranciers;
• Administratieve ondersteuning m.b.t. het Technische Team.

Competenties/ vaardigheden:
• Vaardigheid om meerdere taken tegelijk te kunnen oppakken (multi-tasken)
• Klantgericht
• Zelfstandig systematisch en accuraat kunnen werken
• Proactief anticiperen op de klant
• Teamspeler
• Zeer goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift

Functie eisen:
• Afgeronde studie HBO Facility Management of (Bouw) Technische studie
• Net afgestudeerd of maximaal 3 jaar werkervaring in een soortelijke functie
• Je hebt affiniteit met techniek en gebouwbeheer
• Je bent proactief ingesteld en in staat om meldingen te monitoren en signaleren
• Je bent een administratief talent
• Je communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als in geschrift, zijn uitstekend
• Ruime ervaring met het Windows Office pakket (zoals outlook, word en excel)
• Je bent een duizendpoot en kunt meerdere taken gelijktijdig oppakken

En je bent bij voorkeur woonachtig in de regio Utrecht.

Locatie

Regio Utrecht